確定申告が終わったら、帳簿や領収書は何年保存する？

確定申告が終わった！
これで去年の領収書や請求書も片付けられる。

……と思いたいところですが、帳簿や書類は確定申告が終わったあとも保存しておく必要があります。

しかも、
5年間保存するもの 7年間保存するもの
があって、ちょっとややこしい。

青色申告と白色申告でも違いがあります。

今回は、確定申告後の帳簿や書類を「何年間保存すればいいのか」を整理します。

青色申告の場合

青色申告では、帳簿や書類の種類によって保存期間が異なります。

7年間保存するもの

たとえば、

• 仕訳帳
• 総勘定元帳
• 現金出納帳
• 売掛帳
• 買掛帳
• 固定資産台帳

などの帳簿。

また、

• 領収書
• 預金通帳
• 借用証
• 棚卸表

なども保存しておきます。

5年間保存するもの

請求書や見積書、契約書など、上記以外の書類には5年間保存するものがあります。

つまり、

青色申告だから全部同じ期間保存すればいい、というわけではありません。

白色申告の場合

白色申告でも、帳簿や書類の保存が必要です。

7年間保存するもの

収入金額や必要経費を記載した法定帳簿は、
7年間保存します。

5年間保存するもの

任意で作成した帳簿や、

• 領収書
• 請求書

などのその他の書類は、
5年間保存します。

医療費控除などの書類は？

確定申告で控除を受けるために使用した書類についても、申告が終わったからすぐ処分、ではありません。

たとえば、

• 医療費控除に関する書類
• 医療費の領収書
• 生命保険料の証明書
• 寄附金受領証明書

など。

これらの書類についても、必要な期間は保存しておきます。
基本は5年間と考えておくとよいです。

5年と7年、ややこしい！

ここまで読んで、
「これは5年？」
「こっちは7年？」
となった人もいるかもしれません。

確かにややこしい。

なので私は、お客様にはシンプルに
「一律7年間保存しておきましょう」
と伝えています。

私自身も、全部7年間保存しています。
5年間保存する書類を7年間持っていても困りません。

「これは何年だったかな？」
と毎回確認するより、
迷ったら7年間保存。
と決めてしまった方が管理しやすいと思います。

保存していなかったらどうなる？

帳簿や書類は、きちんと保存しておくことが大切です。

帳簿書類の保存がなかったり、著しく不備があったりすると、
推計課税が適用される場合があります。

推計課税とは、帳簿などから正確な所得を確認できない場合に、税務署が売上やもうけを「見積り」、課税額を決める方法です。
その結果、実際より高く課税される可能性もあります。

また、青色申告の場合には、
青色申告の承認を取り消されることもあります。

せっかく帳簿をつけて確定申告をしたのに、保存していなかったことで困るのは避けたいところです。

「保存するところ」まで経理の仕組みにする

確定申告が終わったら、それで帳簿や書類の役目が終わるわけではありません。

大切なのは、
あとから確認できる状態で保存しておくこと。

紙で保存するもの、データで保存するものなど、自分が管理しやすい方法を決めておくとラクになります。

そして保存期間で迷ったら
一律7年間保存。
これなら覚えやすい。

確定申告が終わったら、
「終わったー！」で全部片付けてしまわず、必要な帳簿や書類をきちんと保存しておきましょう。

完璧より、継続。

保存も無理なく続けられる仕組みにしておくのがおすすめです。